Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Derneği’nin yönetim ve sorumluluğunda 4-7 Mayıs 2023 tarihleri arasında Ankara’da gerçekleştirilecek olan 15. Uluslararası Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Kongresi'nin ihalesine ilişkin şartname aşağıdadır. İlgililere duyrulur.
KULAK BURUN BOĞAZ VE BAŞ BOYUN CERRAHİSİ DERNEĞİ
15. ULUSLARARASI KONGRE-TOPLANTI ŞARTNAMESİ
DERNEK ADRESİ:
Cinnah Cad. Pilot Sok. 1. Basın Sitesi B Blok No: 3 Çankaya / ANKARA
TELEFON: 0312 442 42 48
KONU
Bu şartname, Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Derneği’nin yönetim ve sorumluluğunda 4-7 Mayıs 2023 tarihleri arasında Ankara’da dernek yönetim kurulunun uygun göreceği 5 yıldızlı bir otelde düzenlenecek 15. Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Kongresi ile ilgilidir. Aşağıda ayrıntıları belirtilen kongre ile DERNEK ’in Şartnamede belirttiği diğer etkinliklerin her türlü hazırlık, organizasyon ve uygulama safhaları işinin ihalesi bu ŞARTNAME kapsamındadır. Bu ŞARTNAMEDE yer alan maddelerde tanımlanan işlerin yerine getirilmesinde DERNEK Yönetim Kurulu yetkilidir.
KISALTMALAR
ŞARTNAMENİN iş bu maddesinden evvel veya sonra geçen aşağıdaki kısaltmalar:
“DERNEK”, Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Derneği’ni;
“KONGRE”, 15. Uluslararası Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Kongresini;
“İHALE”, 1. maddede belirtilen iş için yapılacak ihaleyi,
“FİRMA”, ihale sonucu kongreyi düzenlemeye hak kazanan ya da bu ihaleye talip olacak firmaları,
“ŞARTNAME” Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Derneği Kongre-Toplantı Şartnamesini ifade eder.
İhale neticesinde firmanın yapacağı tüm maddi ödemeler DERNEK İktisadi İşletmesi’ne yapılacak ve belgelendirme DERNEK İktisadi İşletmesi tarafından düzenlenecektir.
1. maddede belirtilen işin yürütülmesinden elde edilecek tüm kongre gelirleri Firma’ya kalacak, işin tamamı için ihalede belirlenecek bedel DERNEK’e ödenecektir. Teklif bu esasa uygun olarak verilecektir.
Kongre düzenlenmesi sırasında yasal uygulamalara aykırı bir karar alınmayacaktır.
İşveren, DERNEK Yönetim Kuruludur. Kongrenin hazırlık, uygulama ve tasfiye aşamalarında DERNEK Yönetim Kurulu tam yetkilidir.
DERNEK adına Başkan ve Sayman birlikte, ihaleyi kazanan FİRMA ile Sözleşme imzalayacaktır.
DERNEK ileride ortaya çıkacak gelişmelere göre hizmet satın alma kalemleri ile ücretlerinde,
FİRMA’nın önerileri doğrultusunda DERNEK Yönetim Kurulu kararı ile değişiklik yapma yetkisine sahiptir.
İhaleye katılacak ve Kongre’de ana sorumluluğu alacak firma birinde en az 500 aktif katılımcının bulunduğu, en az 5 adet ulusal veya uluslararası klinik tıp kongresi düzenlemiş̧ olduğuna dair iş bitirme / referans mektuplarını sağlamalıdır. Çalışanlar tercihan daha önceden Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi alanı ile ilgili toplantılar düzenlemiş̧ olmalıdır.
İhale Baş vuruları dosyalarını iletme işlem tarihi en geç 30 Nisan2022 günü saat 17:00’dir. Teklifler,
Cinnah Caddesi, Pilot Sokak, 1. Basın Sitesi, B Blok, Daire 3, Çankaya-Ankara adresinde yer alan DERNEK merkezine elden ya da posta/kargo ile teslim edilecektir. Başvuru dosyaları şartname içerisinde sıralanan belgelerin tümünü içermelidir
Kapalı zarf ile verilen Başvuru Dosyası üzerine “15. Uluslararası Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Kongresi için Başvuru” ibaresi yazılacak ve zarf içinde aşağıda gösterilen belgeler, yine aşağıdaki sırayla, bulunacaktır:
FİRMA ile ilgili broşürler,
Firma’nın son beş̧ yıl içinde, birinde en son 5 yıl içinde en az 500 aktif katılımcının bulunduğu, en az 5 adet ulusal veya uluslararası klinik tıp kongresi düzenlemiş̧ olduğuna dair iş bitirme / referans mektupları,
İhale, aşağıda maddeler halinde sıralanmış̧ yönerge doğrultusunda gerçekleştirilir:
DERNEK 4734 Kamu İhale Kanunu’na tabi olmayıp ihale yapıp yapmamakta, tekliflerin tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte serbesttir. DERNEK ihaleyi herhangi bir aşamada sonlandırarak uygun gördüğü FİRMA ile Sözleşme yapma hakkına sahiptir.
Tekliflerin açılmasından sonra oluşan teklif şartlarının olumsuz veya yetersiz görülmesi halinde DERNEK yeniden ihale açmakta serbesttir.
DERNEK tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında gerekli gördüğü takdirde işi pazarlık sureti ile de ihale edebilir.
Tüm Başvurular DERNEK tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur.
Dosyalarda ilk önce Şartname gereği bulunması zorunlu belgelerin varlığının tespiti yapılır. Belirtilen belgelerde herhangi bir eksikliğin tespiti halinde saydamlığı, güvenirliği ve ihalenin sonucunu etkilememek koşulu ile ilgili FİRMA’dan eksiği tamamlaması istenebilir veya ihale komisyon kararı ile bu FİRMA ihaleden elenmiş̧ sayılır.
Teklif mektubunun, aynı zamanda Şartnameye bir cevap belgesi niteliğinde olması gerekmektedir.
Teklif mektubunda kongrenin tamamından elde edilecek gelir ve planlanan tüm gider kalemleri dikkate alınarak, DERNEK’e teklif edilen toplam meblağ belirtilecektir.
DERNEK teklif dosyalarını inceleyerek, hizmete nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellikleri taşıyan hizmetleri yapmış̧ olan FİRMA’ları karşılaştırarak, başarılı bir kongre gerçekleştirilmesi için gerek içerik gerek fiyat açısından en uygun FİRMA (lar)’ı belirleyecektir.
DERNEK, 10 gün önceden duyuru ve çağrı yapılmış ve başvuru dosyalarını belirtilen zamanda teslim etmiş olan FİRMA (lar) ile kongre ihalesini gerçekleştirmek üzere Cinnah Caddesi, Pilot Sokak, 1. Basın Sitesi, B Blok, Daire 3, Çankaya-Ankara adresinde yer alan DERNEK merkezinde toplanacaktır.
DERNEK gerek gördüğü takdirde bu FİRMA (lar) ile nihai karardan evvel açık pazarlık yaparak veya uygun göreceği FİRMA (lar)’yı pazarlığa davet ederek, ihaleyi kazanan FİRMA’ya karar verecek ve aynı gün ilan edecektir.
Dernek yönetimi gerekli gördüğü takdirde ihale sonucuna bakmaksızın istediği firma ile sözleşme imzalayabilir.
DERNEK ihaleyi kazanan FİRMA ile 15 gün içinde Sözleşme imzalar.
Firma 15 gün içinde sözleşmeyi imza için hazırlamamış olursa, DERNEK ihaledeki diğer firmalardan birini sözleşme yapmak için davet edebilir.
Sözleşme imzalandıktan sonra ancak iki tarafın da rızası ile feshedilebilir. DERNEK tarafından geçerli sebeple tek taraflı fesih durumunda FİRMA’ya herhangi bir ödeme yapmaz. Yükümlülüğü yoktur. FİRMA tarafından tek taraflı fesih durumunda FİRMA DERNEK’e ihale bedelinin %50’si tutarında ceza ödemeyi kabul eder.
FİRMA; bu Sözleşme ile DERNEK adına yaptığı, bütün ticari faaliyetlerle ilgili gelirlerin ve yapılan harcamaların dökümünü mutabakat amacıyla kongre bitiminden itibaren 30 gün içerisinde DERNEK’e vermeyi taahhüt eder.
DERNEK ve FİRMA karşılıklı dürüstlük ve uyum anlayışı içerisinde çalışmayı prensip olarak kabul ederler.
GENEL MADDELER
Bu Şartnamenin konusu DERNEK ev sahipliğinde 4-7 Mayıs 2023 tarihlerinde yapılacak “KONGRE”nin organizasyonu ile ilgili olarak, DERNEK ve FİRMA arasındaki iş birliği koşullarını içermektedir.
Kongre ile ilgili tüm işlemler DERNEK onayı alınması kaydı ile FİRMA tarafından yürütülecektir. Bu kapsama, kayıt, konaklama hizmetleri, DERNEK onayı alınan gider bütçesinde belirtilen hizmetler, sosyal programlar, transferler, turlar, kongre otelindeki sponsorluk ve sergi hizmetleri, konferans hizmetleri ve lojistik destekler dâhildir. Firma Dernek yönetim kurulu onayının olmadığı hiçbir harcama yapamaz.
Kongre kapsamında aşağıda koşulları ve özellikleri sıralanan hizmetler FİRMA tarafından gerçekleştirilecektir. Ayrıca FİRMA istenen hizmetler dışındaki alternatif hizmet tekliflerini ya da organizasyonun Başarısı açısından gerekli gördükleri hizmetleri ek olarak ayrı bir bölümde belirtecektir.
DERNEK, hizmet kalemleri arasında mali gelir ve giderler açısından kaydırma yapma hakkına sahiptir.
HİZMET ALIMI ve TEKNİK DETAYLARLA İLGİLİ MADDELER
4-7 Mayıs 2023 tarihlerini içerecek şekilde 4 gün içerisinde gerçekleşecek olan bu KONGRE için, 5 yıldızlı otel veya aynı nitelikteki bir toplantı merkezi DERNEK tarafından KONGRE merkezi olarak belirlendikten sonra, FİRMA 15 (on beş̧) gün içerisinde gerçekleştirilmesi planlanan organizasyona ilişkin ‘iş-zaman çizelgesi’ hazırlayarak vereceği hizmetlerin zaman dilimi hakkında bilgi verecektir.
Bilimsel program çerçevesinde toplantı ve çeşitli amaçlarla ihtiyaç duyulacak mekanların fiziki yeterliliklerinin organizasyonu ve düzeni FİRMA tarafından sağlanacaktır. Bu bağlamda;
Tiyatro düzeninde en az 300 (üç yüz) kişi kapasiteli 2 (iki) adet ana salon, paralel oturum seklinde düzenlenecek konferans ve panel oturumlar sırasında kullanılmak üzere tiyatro düzeninde en az 3 (üç) adet en az 50 (elli) kişi kapasiteli salon,
En az 30 (otuz) adet 3 (üç) m x 2 (iki) m standın yerleşeceği, 600 (altı yüz) kişiye rahat dolaşım alanı ve çay/kahve ikramının sağlanabileceği stant alanı, 50 (elli) bildirinin günlük olarak değişeceği, posterlerin asılacağı panolar için 1 (bir) poster alanı,
Kongre merkezinde açılacak olan kayıt ve konaklama masaları için alan,
Kongrede bir salon bir tam gün odyoloji ve vestibüler bozuklar bölümüne ayrılacak (lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri ile uzman ve öğretim üyeleri katılacak) ve bir tam gün de Dil konuşma terapistlerine ayrılacak (lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri ile uzman ve öğretim üyeleri katılacak). Bu bölümlere önemli sayıda öğrencinin katılması beklenmektedir.
Fİ RMA tarafından düzenlenecek ve organize edilecektir. Söz konusu düzende DERNEK tarafından bir değişiklik yapılması istendiği takdirde, FİRMA gecikmeksizin bu değişikliği yerine getirecektir.
BİLİMSEL SEKRETERYA
FİRMA, DERNEK ‘in belirlediği bilimsel programın gerçekleştirilmesi için gerekli her türlü sekretarya hizmetini verecektir. Bu kapsamda FİRMA, DERNEK ile sürekli irtibatta olacak veya FİRMA'nin merkezinin Ankara dışında olması durumunda Ankara'da bir irtibat bürosu oluşturulacak ve yalnız bu kongre ile ilgilenecek en az iki kişilik ekip oluşturacaktır. Bu bağlamda Firma’nın yükümlülükleri şunlardır;
DERNEK ile FİRMA kongre öncesinde, programın belirlenmesi amacıyla, DERNEK tarafından belirlenecek tarihlerde dört toplantı yapacaktır. Bu toplantılardan 2’si kongrenin yapılacağı otelde yapılacaktır ve masraflar FİRMA tarafından karşılanacaktır. Yeteri sayıda sponsorluk görüşmeleri yine firmanın finansmanı ile Ankara veya İstanbul’da gerçekleştirilecektir.
FİRMA, DERNEK tarafından belirlenmiş ̧ konuşmacıların görev yazılarını iletecek ve sunumları sırasındaki gereksinimlerini kendilerinden öğrenip temin edecektir.
FİRMA, potansiyel kongre katılımcılarına yönelik, sıklığı DERNEK tarafından belirlenecek aralarla, periyodik olarak elektronik bülten, instagram ile bilgilendirme mesajları gönderimi yapacaktır.
FİRMA, uydu Sempozyumları için firmalarca ön görülen konu ve konuşmacıların takibi, onayı ve firmalardan gelecek talepleri karşılayacaktır.
DERNEK tarafından program içerisine alınabilecek sosyal konulu oturumlar için gelecek bilgi ve koordinasyon taleplerini masraflar FİRMA'ya ait olmak üzere sağlayacak ve yerine getirecektir.
Bilimsel ve sosyal program çerçevesinde yer alacak yerli ve yabancı davetlilerin tüm iletişim, seyahat, konaklama ve transfer hizmetlerini sağlayacaktır.
Kongre bildirileri ile ilgili sekretarya islerini yapacaktır. Bildiri başvurularını kongre internet sitesi aracılığıyla toplayacak, DERNEK tarafından görevlendirilecek yetkililerin talimatına uygun olarak sınıflanması, dağıtımı ve geri toplanması işlerini yapacak, kabul ve red mesajlarını başvuru sahiplerine iletecektir.
Sponsoru bulunamayan yerli konuşmacı ve oturum başkanları için sponsorluk sağlamak adına tüm iletişimlere destek verecektir.
Toplantı programının oluşturulmasında sekreterlik desteği verecektir.
FİRMA tarafından bu kongrede görevlendirilecek en az bir kişi, KONGRE tarihine 6 ay kalmasından itibaren başka hiçbir toplantı ve/veya kongrede FİRMA tarafından görevlendirilemeyecektir.
BASKILI ve BENZERİ MATERYALLER
FİRMA; kongre için ihtiyaç duyulan, aşağıda sıralanan materyallerin basımı ve/veya temini ve/veya dağıtımını yapacaktır. Kullanılacak malzemelerin minimum teknik özellikleri: 220gr mat kuşe 4+4 renk selofan kapak, 160gr mat kuş e 4+4 renk iç sayfa, 110 gr 4+4 renk mat kuş e antetli kâğıt kullanılacaktır. Dağıtımlar adrese ve isme özel dağıtım şirketi ile yapılacaktır. Dağıtıcı firmadan alınacak teslim tutanakları DERNEK'e, DERNEK ‘in beklediği tarihte teslim edilecektir. Aşağıda belirtilen maddelerin tüm masrafları FİRMA tarafından karşılanacaktır.
Kongre bilgilerinin yer alacağı İOS ve Android işletim sistemleri için mobil uygulama yaptırılacaktır.
Kongre afişi en az 100 adet 50x70 cm
İsimlik, en az 600 tane,
İsimlik poşetine sığabilecek büyüklükte cep programı kitapçığı; en az 600 tane
En az 600 adet katılımcı sertifikası (Özellikleri DERNEK tarafından belirlenecek)
Tükenmez kalem ve A5 not defteri (30 sayfa) her birinden en az 600 tane,
En az 600 tane kongre çantası (bez çanta veya dosya, özellikleri DERNEK tarafında belirlenecek),
Sponsor firma uydu sempozyumları davetiyeleri (çanta içerisinde, firmaların ve DERNEK onayı alınarak hazırlanacaktır, masraflar sponsor firmalardan talep edilecektir),
Salonlarda oturum masaları ve kürsüler için oturum içinde görevli konuşmacı ve başkanların isimlikleri,
TTB Kredi Formları (çanta içerisinde, en az 600 tane),
4,5,6 Mayıs 2023 günleri için her güne bir tane olmak üzere toplam 3 adet öğle yemeği kuponu,
Günde en az 50 poster bildirisinin asılabileceği modern görünümlü poster panoları.
KONUŞMACILAR, OTURUM BAŞKANLARI VE DAVETLİ LER
Kongre kapsamı içindeki eğitim etkinliklerine davet edilecek konuşmacıların (kurs, konferans, forum, panel, sempozyum ve diğerleri gibi) kayıt, ulaşım ve konaklama ve transfer masrafları FİRMA tarafından karşılanacaktır. Bu konuşmacılardan 5’i Türkiye dışından olacaktır. Konuşmacılardan 200’ü Türkiye içinden (70’i Ankara dışı) olacaktır. Ankara dışı katılım miktarı bu sayının üzerine çıkar ise bunun için FİRMA kişi başı bir bedel belirlemesi gereklidir. Bunların yanı sıra FİRMA;
Ankara'daki tüm eğitim kliniklerinden (Üniversite Anabilim Dalları ve Sağlık Bakanlığı Eğitim Araştırma Hastaneleri Klinikleri) en az iki (3)' er tıpta uzmanlık öğrencisinin (asistanın) kayıtlarının ücretsiz yapılmasını sağlayacaktır.
Firma genişletilmiş̧ yönetim ve denetim kurulunun kongre kayıtlarının ücretsiz yapılmasını sağlayacaktır (20 kişi).
Firma yurtdışından gelecek olan yabancı konuşmacılara sosyal program düzenleyecektir. (Ankara dışı seyahat-konaklama (maksimum 2 veya 3 gecelik)
Firma yurtdışından gelecek olan yabancı konuşmacılarla birlikte yönetim kurulu üyelerine bir akşam yemeği sponsorluğu yapacaktır.
Bİ LİMSEL PROGRAM ÇERÇEVESİ DIŞINDAKİ TOPLANTILAR
FİRMA, kongrenin bilimsel ve sosyal programı haricinde DERNEK Olağan Genel Kurulu'nun koordinasyonunu, duyurusunu, gerekli teknik ekipmanı ve personeli ücretsiz sağlayacaktır. DERNEK Olağan Genel Kurulu, DERNEK tarafından belirlenecek kongre gününde en az 250 kişi olmak üzere kongre toplantı salonunda düzenlenecektir. Kurulun organizasyonu FİRMA tarafından gerçekleştirilecektir.
KONGRE İNTERNET SİTESİ
KONGRE hazırlık çalışmalarına baslar başlamaz FİRMA, KONGRE internet sitesini aktif hale getirecek ve KONGRE ile ilgili gerekli tüm bilgiler Türkçe ve İngilizce olarak burada yer alacaktır. Katılımcılar KONGRE'ye kayıt ve konaklama işlemlerini internet üzerinden yapabileceği şekilde internet sitesi
FİRMA tarafından düzenlenecektir. Ayrıca FİRMA, KONGRE bildiri hizmetlerinin tamamının internet ortamında yapılmasını sağlayacaktır. FİRMA tarafından KONGRE sonrasında da 4 ay boyunca site bildiri toplama modülü yerine aktive edilecek ve yaklaşık 300 bildirinin tam metinlerinin toplanacağ ı "online" tam metin toplama modülü şeklinde açık tutulacaktır. FİRMA, kongre bilimsel programını ve tüm poster, sözel sunumların ve kongredeki sunumların özetlerini kongre bitim tarihinden 6 (altı) ay sonrasına kadar açık olacak olan web sitesinden yayınlamaya devam ederek katılımcıların bu bilgilere ulaşmasını ve indirmesini sağlayacaktır. Bu süreçte, ayrıca bu içeriğin DERNEK internet sitesine aktarılmasını sağlayarak kalıcılığını sağlayacaktır.
İ. VİDEO KAYIT ve YAYINA HAZIRLAMA
FİRMA; tüm masraflar kendisine ait olmak üzere ana etkinlik ve oturumların profesyonel kamera çekimi ile video kaydını sağlayacak, her alanda fotoğraf çekimi yapılacak ve tüm dokümanlar DERNEK'e KONGRE bitiminde teslim edilecektir. Ayrıca FİRMA, DERNEK tarafından belirlenen gün ve yerde KONGRE Fotoğrafı çekimini sağlayacaktır. KONGRE Fotoğrafı ve diğer fotoğraflar KONGRE katılımcılarına ücretsiz olarak verilecektir (DERNEK tüm fotoğrafların masrafı FİRMA'ya ait olmak üzere, CD/DVD'de toplanılarak katılımcılara verilmesini isteyebilir). Ana salonlardaki video kaydı, en az iki kamera ile konuşmacı ve sunum materyalinin eş zamanlı olarak kaydedilmesine olanak sağlamalıdır.
DEKORASYON HİZMETLERI
FİRMA aşağıda belirtilen dekorasyon hizmetlerini güncel trende uygun, estetik özelliklere sahip şekilde, DERNEK'in gözetimi altında ve KONGRE için gerekli zamanda tüm masrafı kendisine ait olmak üzere yerine getirecektir:
Ana salonların her birinde en az ikişer adet 3x4 metre veya daha büyük perdeli ve minimum 20000 ansilumen aydınlatma gücüne sahip en az 3 projektörlü sahne kurulması (watchout uygulaması)
50 kişilik salonlarda fiziki imkana göre minimum 2x3m ölçüsünde perdeli kongre görsellerine sahip bir sahne kurulması
Konuşmaacıların sahnede oturacağı bilgisayar, ses sistemi ve pointer içeren, ön kısmında konuşmacının adının yazılacağı dijital ekranlı panelist masalarının sağlanması.
Toplantı salonlarında bilgisayar, ses sistemi ve pointer içeren, ön kısmında konuşmacının adının yazılacağı dijital ekranlı konuşmacı kürsüsünün bulundurulması.
Tüm salonlarda DERNEK kırlangıç afislerinin bulundurulması
En az 1 yerde tasarımlı masalarla (desklerle) sunum kontrol merkezi kurulması
En az 10 adet kongre görselli, 180x70 büyüklüğünde dijital veya baskılı yönlendirme levhası sağlanması,
Ana kayıt masası: çok sayıda katılımcıya aynı anda hizmet verebilecek şekilde düzenlenmiş̧, en az
10 m uzunluğunda kongre görselli ve alınlıklı kayıt masası kurulması
Dernek/ KBB ve BBC Dergisi standının hazırlanması ve kurulumuna teknik destek verilmesi ve nakliyesinin sağlanması
Her salonda kongre görsellerini içeren kürsü bulundurulması
Her salonda tasarımlı, kongre görselini taşıyan ses ve görüntülü oturum masası bulundurulması
KONGRE merkezinde kongre görselini taşıyan karşılama afisleri
TEKNİK EKİPMANLAR ve TEKNİK DETAYLAR
Kongre kapsamında sorunsuz ve eksiksiz teknik hizmetin aşağıdaki şekilde sağlanması, tüm masrafı FİRMAYA ait olmak üzere, FİRMA’nın sorumluluğunda olacaktır.
Projeksiyon kontrol odasından görüntüler, sunum yapılan tüm salonlara kurulan network ağı ile iletilecek, bunun için gerekli tüm alt yapı ve ekipman FİRMA tarafından sağlanacaktır. Salonlar ve slayt merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon FİRMA tarafından sağlanacaktır.
Kongre sekretaryası DERNEK iş birliği ve kontrolünde yürütülecektir. Kongre Sekretarya odası yeterli elektronik alt yapıya sahip olmalıdır. Telefon, faks ve yüksek hızlı internet bağlantısı bulunmalıdır.
Ana salonlarda, her bir salonda en az; 20000 Ansilümen aydınlatma gücüne sahip projektörlerden oluşan sistem ("watchout"), 6 hoparlörlü ses sistemi, 4 adet telsiz mikrofon, 7 adet oturum masası mikrofonu, 2 adet yaka mikrofonu, 1 adet kürsü mikrofonu, simültane çeviri sistemi, 200 kulaklık ve 3 teknik eleman olmak üzere daimi hazır bulundurulacaktır.
Diğer küçük salonda en az 1 adet projektör, 2 hoparlörlü ses sistemi, 1 adet telsiz mikrofon, 2 adet oturum masası mikrofunu, 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet kürsü mikrofonu, 1 teknik eleman olmak üzere daimi hazır bulundurulacaktır.
Konuşma yapılan kürsülerde ve oturum başkanlarının yeraldığı masalarda konuşmaya ait görüntülerin ve sunumların eş zamanlı olarak izlenebildiği, ana salon ve konferans salonlarında en az 3'er adet ve 50 kişilik salonda en az 1'er adet olmak üzere LCD monitör bulundurulacaktır.
Ana Salonlarda Reji Sistemi: Konuşmacı görüntüsünü perdeye aktarabilecek sistem bulundurulacaktır.
Salon girişleri ve muhtelif yerlerde duyuru ve program akışı sağlamak üzere yeteri kadar en az 42" LCD/Plazma Ekran' sağlanacaktır.
Toplam 3 tam gün ve en az 2 ana salon için DERNEK tarafından bildirilecek sayıda simültane tercüman sağlanacaktır.
Sunum Kontrol Merkezi: En az 6 bilgisayarlı sunum kontrol odası kurulacaktır. Bu merkezde en az 2 yazıcı ve en az 3 adet teknik eleman daimi olarak bulundurulacaktır.
Dernek Odası: DERNEK tarafından kullanılacak, gerekirse yönetim kurulu toplantılarının yapılabileceği büyüklükte oda olmalıdır. Yeterli elektronik altyapıya sahip olmalıdır. Telefon, faks, fotokopi makinası ve yazıcı ile yüksek hızlı internet bağlantısı bulunmalıdır.
Ana kayıt deskinde network ile birbiriyle iletişimde bulunan en az 6 adet bilgisayar, 6 adet LCD monitör ve 2 adet barkot yazıcı, 3 adet lazer yazıcı ve barkot basabilen kayıt yazılımı bulunmalıdır.
Ana otel masasında network ile birbiriyle iletişimde bulunan en az 4 adet bilgisayar, 4 adet LCD Monitör, en az 1 adet barkot yazıcı, barkot kodlayıp basabilen kongre yazılımı bulunmalıdır.
DERNEK standı için en az; 1 adet laptop, 1 lazer yazıcı temin edilmelidir.
Bilimsel program harici komite/kurul toplantıları için istenilen miktarda laptop, plazma/LCD, yazıcı, cep telefonu, perde, projektör sağlanmalıdır.
Kongre için animasyonlu jenerik hazırlanmalıdır.
Kayıt ve konaklama için katılımcılar tarafından yapılacak ödemelerin POS cihazı vasıtasıyla kredi kartı kabul edilebilir şekilde olması gerekmektedir.
YARDIMCI PERSONEL ve HİZMETLİLER
FİRMA minimum 1 proje müdürü ve 15 kişiden oluşacak görev alanı sorumlularından oluşan kadrolu çalışanının haricinde, aşağıdaki sayılarda, (teknik hizmetli harici) yardımcı personeli, tüm masrafı kendisine ait olmak üzere, (host/hostes) tek tip kıyafet ile görevlendirecektir.
YİYECEK ve İÇECEK HİZMETLERI
FİRMA aşağıda belirtilmiş̧ servisleri, tüm masrafı kendisine ait olmak üzere, zamanında ve aksaksız sağlamaktan sorumlu olacaktır.
Kongre süresince kurabiyeli çay, kahve servisi: Kongre Katılımcılarının faydalanabileceği, en az 4 ayrı noktada, kongre süresince günde en az 2 kez ilgili servis sağlanacaktır.
Kongre süresince su servisi: Kongre Katılımcılarının faydalanabileceği, en az 4 ayrı noktada, kongre suresince devamlı olarak su sebili ve karton bardak veya pet şişe-bardak su hizmeti sağlanacaktır.
KONGRE boyunca Kongre Merkezinde her gün katılımcılara öğle yemeği verilecektir. Her güne ilişkin öğle yemeği menüsü, KONGRE`den önce DERNEK ‘in onayı için liste şeklinde sunulacaktır. DERNEK odasına gün içerisinde sürekli olarak 25 kişilik çay/kahve/meşrubat ve gün içerisinde aperatif yiyecekler sağlanacaktır,
DERNEK tarafından çeşitli gerekçelerle toplam 100 (%20 opsiyonlu) kişi için kongre merkezinde veya kongre merkezi dışında 1 akşam yemeği hizmeti sağlanacaktır. Bu akşam yemeğine ilişkin menü, KONGRE'den önce DERNEK'in onayı için liste seklinde sunulacaktır.
Kongre sırasında sponsor firmalara DERNEK adına 50 kişilik bir kokteyl organize edilecektir. Bu kokteylin saati ayrıca bildirilecektir.
TRANSFER
DERNEK sponsorluğu olan misafirlerin havaalanı-otel ve otel- havaalanı transferleri ve sponsorluğu olmayan davetli konuşmacı ve oturum baskanlarının transferleri FİRMA tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır.
KAYIT VE OTEL ÜCRETLERI
FİRMA otellerden aldığı orijinal fiyatları ihale öncesi satış rakamı belli olmalı ve odaları satmayı düşündüğü rakamları DERNEK'in onayı alınarak sponsor firmalara ve kişilere ilan edecektir. Kongre kayıt ücretleri aşağıdaki gibi olacaktır.
DERNEK, makul bir süre içerisinde FİRMA'ya bildirmek koşulu ile her zaman kayıt ücretlerinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Fiyatlara KDV dahil değildir ve bu fiyatların dışında FİRMA herhangi bir nedenle ekstra ücret talep etmeyecektir. Erken ve geç kayıt için geçerli olacak tarihler dernek tarafından belirlenecektir.
KAYIT ÜCRETLERİ
KAYIT TİPİ
Uzman Hekim: 2500 TL (Geç Kayıt 3000 TL)
Asistan Hekim: 2000 TL (Geç Kayıt 2500 TL)
Aile Hekimi:2000 TL (Geç Kayıt 2500)
Refakatçi: 1000 TL (Geç Kayıt 1500 TL)
Firma temsilcisi: 2500 TL (Geç Kayıt 3000 TL)(Standlı katılım)
Firma temsilcisi Standsız katılım:3000 TL (Geç kayıt:3500 TL)
Odyolog ve dil konuşma Terapisti: 2500 TL (Geç Kayıt 3000 TL)
Odyoloji ve dil konuşma Terapisi öğrencisi: 2000 (Geç Kayıt 2500 TL)
Odyometrist: 2500 TL. (Geç Kayıt 3000 TL)
Hemşire: 1000TL (Geç Kayıt 1500 TL)
Ö. SPONSORLUKLAR VE TİCARİ SERGİ GELİRLERİ
Kongrede ticari sergi kapsamında yer alacak firmalardan stant yeri kira ücreti ve diğer mal ve hizmet satışları için firma gelir temin eder. DERNEK, makul bir süre öncesinde FİRMA'ya bildirim yapmak koşulu ile fiyatlarda değişiklik yapma hakkını her zaman saklı tutar. Aşağıda kongreye gelir sağlamak amacıyla ticari firmalara önerilecek mal ve hizmet kalemleri belirtilmiştir.
KATILIMCI KAYIT ÜCRETLERİ (çeşitli kategorilerde olmak üzere)
KATILIMCILAR İÇİN OTEL ODASI TEMİNİ (ana otel 200 Euro/ gecelik satış fiyatı, yan oteller 125 euro/ gecelik)
TİCARİ SERGİ STAND ALANI (6 m2 olarak birim seklinde fiyatlandırmak üzere; tüm firmalar için 15.000 TL/ 6 m2)
FİRMA VE ÜRÜN DESTEKLI UYDU SEMPOZYUM (30.000 TL)(Toplantı başına )
CANLI CERRAHİ SPONSORLUĞU (75 000 TL/gün)
KONGRE ÖĞLE YEMEKLERİ ve KONGRE KAHVE İKRAMLARI (125 TL/kişi)
KONGRE ÇANTA SPONSORLUĞU (50.000 TL)
Eğitici hocanın yapacağı Kadavra direksiyonu sponsorluğu (endoskopik sinüs cerrahisi 30.000 TL, otolojik ve nörootolojik cerrahi 30.000 TL)
“Asistanlar yarışıyor” yarışması (40.000TL)
BİLDİRİ VE TUTANAKLAR CD'si (25 000 TL)
Havaalanı transfer iki yönlü (750 TL/kişi)
k. DİĞER SPONSORLUKLAR DERNEK tarafından her zaman belirlenebilir.
FİRMA tarafından; DERNEK kontrolünde olmak üzere, kongreye katılacak sponsor firmalarla Ankara’da ve İstanbul’da tanıtım ve sponsorluk toplantısı yapılacaktır. Toplantı tarihlerini DERNEK belirleyecektir. DERNEK tarafından belirlenecek kişi sayısının bu toplantılara katılımı için gereken uçak bileti, transfer, yemek ve konaklama sağlanacaktır, tüm masrafları FİRMA karşılayacaktır.
FİRMA, sponsorların KONGRE sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri DERNEK onayı ve bilgisi dâhilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir.
FİRMA, DERNEK onayı dışında hiçbir kurum veya kuruluşa ücretli veya ücretsiz fayda sağlayamaz.
FİNANSAL YÜKÜMLÜLÜKLER
Kongre ile ilgili tüm gelirler (kayıt ücretleri, stant ücretleri, konaklama, sponsor ve reklam gelirleri, vb.) FİRMA tarafından toplanacak ve FİRMA’ya ait olacaktır. DERNEK, KONGRE’ye ilişkin hiçbir gelir toplamayacaktır.
FİRMA'nın KONGRE ile ilgili yapacağı tüm harcamalar DERNEK tarafından onaylanacaktır. DERNEK tarafından onaylanmamış̧ hiçbir harcama geçerli kabul edilmeyecektir. FİRMA, açtırdığı banka hesabına yatırılan her türlü gelir için fatura kesecek ve faturanın bir suretini DERNEK'e ibraz edecektir. FİRMA, sponsorların KONGRE sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri, DERNEK bilgisi dâhilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir. KONGRE bitiminden en geç 30 gün sonra tüm hesaplar tasfiye edilecek ve KONGRE ile ilgili hesaplar kapatılacaktır.
FİRMA, SÖZLEŞME'nin imzalanması sırasında, ihaleyi kazandıran bedelin %25’i tutarındaki peşinat için kesin ve süresiz bir banka teminat çekini DERNEK’e verecektir. Sözleşme imzalandıktan sonra 30 (otuz) gün içerisinde %25’lik tutardaki peşinat bedeli nakit olarak DERNEK iktisadi teşekkülüne fatura karşılığı ödendiği takdirde, bu çek, KONGRE hesabı kapanana kadar kalan bakiye ve cezai şartların teminatı olarak DERNEK tarafından muhafaza edilecektir. FİRMA’nın salgın hastalık, doğal afet, iç karışıklık vs. gibi mücbir sebep halleri hariç olmak üzere ŞARTNAME/SÖZLEŞME koşullarına herhangi bir aykırı davranış̧ veya SÖZLEŞME’de öngörülen yükümlülüklerini yerine getirmesinde gecikmesi veya hiç yerine getirmemesi durumunda DERNEK, teminat mektubunu başkaca işleme ihtiyaç olmaksızın ve ihtara lüzum bulunmaksızın nakde çevirecek ve irat kaydedecektir. FİRMA'nın ŞARTNAMEDEKİ yükümlülükleri eksiksiz ve süresi içerisinde yerine getirmesi koşulu ile DERNEK, KONGRE hesabının kapatılması ile teminat mektubunu FİRMA’ya bir tutanakla iade edecektir.
İhale bedelinden geri kalan %75’lik tutarın:
%10’u sözleşme tarihinden itibaren 3 ay sonra,(30 Temmuz 2022)
%15’lik kısmı 30 Ekim 2022’de,
Geri kalan %50’lik tutar kongre bitiminden sonra en geç 30 gün içerisinde DERNEK’e ödenecektir.
Ödeme tarihlerindeki gecikmelerde, Merkez Bankası’nca belirlenen gecikme faizleri, FİRMA tarafından DERNEK’e ödenecektir. Bu koşulun da yerine getirilmemesi durumunda DERNEK teminat çekini herhangi başka bir gerekçe olmadan isleme koyma hakkına sahiptir.
Kongre gelirlerinin başlamasından önce gerçekleşecek miktarı ve niteliği ne olursa olsun tüm ön finansman ve masraflar FİRMA tarafından sağlanacaktır.
DERNEK adına ve/veya KONGRE'ye ilişkin FİRMA tarafından yapılan tüm harcamalara ait fatura ve belgeleri DERNEK inceleme hakkına sahiptir.
Tüm gelir-gider hesapları, harcamalar Türk Lirası üzerinden yapılacaktır.
Bu ihale şartnamesi 51 (elli bir) maddeden ibaret olup, ihalenin ilanından sonra maddelerde değişiklik yapılamaz. Taraflar arasındaki her türlü uyuşmazlıktan doğan davalarda yetki Ankara Mahkemeleri ve İcra dairelerindedir.
15. Uluslararası Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Kongresi Organizasyon Hizmetlerine ilişkin
Teklif Mektubu Kulak Burun Boğaz ve Baş Boyun Cerrahisi Dernegi Başkanlığına,
Derneğinizin sorumluluğunda 4-7 Mayıs 2023 tarihlerinde düzenlenecek olan ........................................................................... Kongresi’ne ilişkin olarak
hazırlanmış şartnameyi okudum ve inceledim. Kongreyi, bu dökümanlarda talep edilen ve teklifimizde belirtilen bedel ve koşullarla yapmayı kabul ve taahhüt ediyoruz.
Yönetiminizin kendisine sunulan tekliflerden tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte veya ihaleyi dilediği firmaya vermekte serbest olduğunu ve bu işe ilişkin sözleşmenin ancak verilen tekliflerin teknik ve mali unsurlarının tamamı üzerinde karşılıklı anlaşma sağlandıktan sonra yapılabileceğini kabul ve taahhüt ettiğimizi saygıyla bilgilerinize sunarız.
Tarih:
Yetkili İsmi ve İmzası:
Firma Adı:
Kaşe:
Yasal Adres:
[Tüm Haberler]